آموزش نحوه استفاده از قابلیت‌های گوگل داکس

آموزش نحوه استفاده از قابلیت‌های گوگل داکس ویرایش و اشتراک اسناد با ابزار رایگان و ابری گوگل، کاربرد زیادی برای کاربران دنیای فناوری دارد.

گوگل داکس ابزار ساخت، ویرایش، اشتراک‌‌ گذاری و مشارکت در توسعه اسناد متنی است. این ابزار به‌ رایگان و تحت سرویس‌های جامع ابری گوگل عرضه می ‌شود که امروزه یکی از رقبای اصلی اپلیکیشن محبوب مایکروسافت ورد به شمار می‌ رود.

کاربران گوگل داکس به ‌راحتی امکان تولید و ویرایش اسناد متنی را در هر زمان و هر مکان دارند، چون اسناد آن‌ها به ‌جای ذخیره درحافظه‌ ذخیره‌سازی یک دستگاه، ازطریق سرویس ابری در دستری خواهد بود.

گوگل داکس با وجود محبوبیت و شهرت کمی پایین‌تر از ورد، در برخی موارد قابلیت‌های بیشتری را نسبت به اپلیکیشن قدیمی ردموندی‌ها ارائه می‌کند.

گوگل داکس چیست؟

گوگل داکس را می‌توان با عبارت ابزار پردازش متن مبتنی بر مرورگر گوگل تعریف کرد. کاربران با استفاده از این اپلیکیشن تحت کلاد می ‌توانند فایل‌های متنی را به‌ صورت آنلاین تولید، ویرایش و اشتراک‌ گذاری کنند. همان‌طور که گفته شد، ویرایش اسناد موجود در گوگل داکس با هر دستگاه هوشمند متصل به اینترنت، ممکن خواهد بود.

مزیت اصلی گوگل داکس نسبت به رقیب باسابق اش، مایکروسافت ورد، قابلیت‌های همکاری و تعامل در تولید و ویرایش اسناد متنی است. گوگل داکس، یکی از اولین پردازنده ‌های متنی بود که امکان ویرایش اشتراکی فایل‌ ها را ممکن کرد.

آموزش روش کار با گوگل داکس

برای ایجاد سند جدید در گوگل داکس (هر سند اصطلاحا به‌ نام Google Doc شناخته می‌ شود)، ابتدا آدرس docs.google.com را در مرورگر خود وارد کنید و با حساب کاربری گوگل، به اپلیکیشن وارد شوید.

۱.برای ایجاد سند جدید خالی، از پنجره‌ی Start a new document، گزینه‌ی Blank را انتخاب کنید.

۲.برای ایجاد سند جدید مبتنی با استفاده از الگوهای پیش‌فرض، از پنجره‌ی Start a new document، یکی از الگوهای موجود را انتخاب کرده یا با کلیک روی منوی سه نقطه در سمت راست، الگوهای بیشتر را مشاهده کنید.

با انجام مراحل بالا، یک سند متنی جدید در گوگل داکس ایجاد می ‌شود که به‌ راحتی و مانند Word، می ‌توانید متن خود را در آن وارد کنید. ذخیره کردن سند متنی در گوگل داکس نیاز به هیچ عملی از سوی کاربر ندارد. گوگل، به‌ صورت خودکار سند را در سرویس ذخیره‌ساز ابری خود، Google Drive، ذخیره می‌کند.

درنتیجه هیچ دکمه Save در منوهای گوگل داکس دیده نمی ‌شود. درواقع به محض اینکه تغییرات را در سند وارد می ‌کنید، پس از چند ثانیه با عبارت All changes saved to drive در بالای صفحه مواجه می‌شوید که ذخیره شدن خودکار سند را نشان می‌ دهد. فراموش نکنید که اتصال اینترنتی باید در زمان استفاده از اپلیکیشن برقرار باشد تا ذخیره ‌سازی خودکار بدون اختلال کار کند.

دانلود و اشتراک یک فایل گوگل داکس

اگر برای ایمیل کردن یک فایل متنی، آن را از گوگل داکس دانلود می ‌کنید، باید بدانید که چنین کاری نیاز نیست. گوگل به ‌صورت پیش ‌فرض، امکان ارسال مستقیم ایمیل از داخل سند را فراهم می ‌کند. تنها باید از منوی File، گزینه Email as attachment را انتخاب کنید. در این بخش نیز باید پیش از ارسال ایمیل، فرمت مدنظر را انتخاب کنید. در همان پنجره می‌توان متن ایمیل را هم وارد کرد. حتی می‌توانید گزینه‌ای را انتخاب کنید که متن سند، به‌جای پیوست شدن به ایمیل، در داخل بدنه‌ی ایمیل نوشته شود. امکان ارسال یک کپی به آدرس ایمیل خودتان هم در این پنجره وجود دارد.

به‌ جای ایمیل کردن فایل گوگل داکس، می ‌توان آن را با دیگران به اشتراک گذاشت. این کار، به مخاطب امکان می ‌دهد تا همان فایل شما را مشاهده کرده و حتی ویرایش کند. با اشتراک‌ گذاری می ‌توان از ایجاد فایل‌های کپی و مشابه زیاد در پروژه جلوگیری کرد که منجر به بهینه ‌سازی فرایندها می‌ شود. فراموش نکنید که دریافت‌ کننده، برای مشاهده و ویرایش سند متنی گوگل داکس نیازی به داشتن حساب کاربری گوگل ندارد.

برای اشتراک‌ گذاری یک فایل گوگل داکس، مراحل زیر را دنبال کنید. ابتدا روی دکمه‌ Share در بالا و سمت راست پنجره‌ اپلیکیشن کلیک کنید.

توضیحات بیشتر

۱- روی گزینه‌ی Get shareable link در پایین پنجره‌ی جدید کلیک کنید. لینک ایجادشده، در کلیپ‌ بورد ذخیره می ‌شود و می ‌توانید آن را در هر اپلیکیشن (مثلا پیام‌ رسان‌ها) وارد کنید. از منوی Anyone with the link می‌ توانید سطح دسترسی افراد دریافت ‌کننده‌ لینک را مشخص کنید:

فقط دیدن (Viewer)، امکان ویرایش (Commenter) و امکان ارسال نظر (Editor). اگر در این بخش تغییراتی ایجاد کردید، مجددا گزینه‌ی Copy link را فشار دهید تا لینک کپی شده، به ‌روزرسانی شود. در همان منو می ‌توان گزینه‌ اشتراک با لینک را با غیرفعال کردن یک جعبه انتخاب، لغو کرد. با این کار، تنها افرادی قادر به مشاهده یا ویرایش فایل خواهند بود که آدرس ایمیل ‌شان را در بخش اشتراک وارد کنید.

۲- در بالای پنجره اشتراک، Share with people and groups را مشاهده می ‌کنید. اگر روی این پنجره کلیک شود، تنها افراد مشخصی به سند دسترسی خواهند داشت. برای ارائه‌ دسترسی به افراد جدید، آدرس ایمیل آن‌ها را در فیلد بالای پنجره وارد کنید. و دکمه ‌ی اینتر را فشار دهید. سپس می‌توانید سطح دسترسی مخاطب را مانند بالا، تنظیم و با انتخاب Notify people، اعلانی را هم با متن مشخص (در بخش Message) به آن‌ها ارسال کنید.

۳- در روش کار با گوگل داکس و اشتراک‌ گذاری سند در آن، دو گزینه هم برای تنظیمات پیشرفته‌ تر وجود دارد که با کلیک کردن روی آیکون چرخ‌ دنده در پنجره اشتراک، می‌ توان آن‌ها را تغییر داد. این گزینه ‌ها به ‌نوعی دسترسی افراد Editor و Viewer و Commenter را کمی بیشتر پیکربندی می ‌کنند.

امیدوارم مطلب فوق برای شما مفید بوده باشد.